Fokus NachhilfeNachhilfe-Management-System für einen Schweizer Marktplatz
Ein System für Buchung, Zeiterfassung, Abrechnung und Auszahlungen statt einer Kette aus Tabellen und Integrationen.
Fokus Nachhilfe vermittelt in der ganzen Schweiz Lehrpersonen an Schülerinnen und Schüler. Der Betrieb lief über HubSpot, Zapier und Excel, zusammengehalten von Hand. Wir haben die funktionierende Geschäftslogik erhalten und alle operativen Prozesse in ein Training Management System überführt: ein Portal für Lehrpersonen und ein Backoffice für das Team.
Was wir gemacht haben
Aufgaben
- 1Schüler, Tutoren, Unterrichtsstunden und Pakete in einem System zusammenführen
- 2Zeiterfassung und Auszahlungsberechnung automatisieren
- 324-Stunden-Stornoregel umsetzen
- 4Tutor-Dashboard konzipieren und bauen
- 5CRM-, Tabellen- und Terminplanungsdaten integrieren
- 6Bestehende Geschäftslogik beim Rollout erhalten
Team
- Business Analyst×1
- Backend-Entwickler×1
- No-Code-/WordPress-Entwickler×1
- UI/UX-Designer×1
- Projektmanager×1
Das Projekt auf einen Blick
Ausgangslage
Jede Buchung lief durch CRM, Zapier und Excel. Pakete, Auszahlungen und jede Verschiebung wurden von Hand erfasst, Wachstum hieß mehr Handarbeit.
Lösung
Ein TMS mit minutengenau geführten Paketen, 24-Stunden-Stornoregel, automatischen Auszahlungen und Provision, einem Portal für Lehrpersonen und Dashboards fürs Team.
Ergebnis
Die zentralen Prozesse, von der Anfrage bis zur Auszahlung, folgen einer Logik und brauchen keine ständige manuelle Kontrolle. Das Geschäftsmodell blieb erhalten.
7.000+
Lehrpersonen auf der Plattform
4.000+
Lektionen pro Monat
−30 %
manuelle Prozessarbeit
30.000+
durchgeführte Lektionen
Der Kunde
Ein Nachhilfe-Marktplatz für die ganze Schweiz
Fokus Nachhilfe bringt Lernende und Lehrpersonen online und vor Ort zusammen: Schulkinder, Studierende, Erwachsene in der Weiterbildung und Expats im Schweizer Schulsystem. Bisher über 30.000 Lektionen und mehr als 1 Mio. € Umsatz. Die Plattform verdient pro Lektion: erst eine kostenlose Probelektion, dann ein Paket mit 10, 20 oder mehr Lektionen.
Die Ausgangslage
Ein Geschäft auf Tabellen gebaut
Eine Anfrage von der Website landete in HubSpot, Zapier schob sie in eine Tabelle, das Team ordnete Lehrpersonen von Hand zu. Das Ziel: ein System, das mit dem Geschäft wächst, ohne dass das Team mitwachsen muss, und ohne ein funktionierendes Modell zu zerstören.
Eine Kette aus Tools
HubSpot, Zapier und Excel kannten jeweils nur einen Teil einer Buchung.
Geld in Excel
Lektionen, Pakete, Auszahlungen und Provision wurden von Hand berechnet.
Jede Änderung manuell
Eine Verschiebung oder Absage hieß: Daten neu eintragen und neu rechnen.
Analyse & UX
Erst die Entitäten, dann die Screens
Am Anfang standen die Entitäten: Lernende, Lehrpersonen, Lektionen, Pakete, Minuten, Zahlungen und Provision. Schwierig waren die Verknüpfungen: Ein Schüler kann innerhalb eines Pakets bei mehreren Lehrpersonen lernen, und das System muss das Guthaben führen und die Auszahlungen korrekt aufteilen.
Der Weg der Lehrperson durchs Portal
Vom Hauptscreen gelangt die Lehrperson zu Dashboard, Pensen, Lektionen, Bewerbungen und Profil. Jede geplante Lektion folgt derselben Logik: vorbereitet? heute? Dann durchführen, bearbeiten oder einen neuen Termin reservieren.
Von der Bewerbung zum Vertrag
Wir haben abgebildet, wie eine Lehrperson dazukommt: Bewerbung über HubSpot, manuelle Prüfung, Zusage, Probelektion, Feedback beider Seiten, Vertrag. Jeder Schritt ändert einen Status, den das System verfolgt, statt einer Notiz in einer Tabelle.
Wireframes für Desktop und Handy
Dashboard, Lektionsübersicht und Pensen entstanden in Grau, Desktop und Mobil nebeneinander, damit das Portal auf dem Handy funktioniert, wo die meisten Lehrpersonen ihren Plan checken.
Pensen und Lektionsplanung
Die Liste der laufenden Pensen, die Pensum-Seite mit Fortschritt und effektiver Zeit sowie die geplanten Lektionen haben wir als Struktur getestet, bevor Farbe dazukam.
Geplante und reservierte Lektionen
Lektionskarten zeigen Datum, Uhrzeit und Status (geplant oder reserviert) mit genau einer Hauptaktion, damit niemand raten muss, was als Nächstes zu tun ist.
Portal · Desktop & Mobil
Die Kommandozentrale jeder Lehrperson
Blau und Weiß mit Akzentfarben für den Status einer Lektion, gesetzt in Poppins, gut lesbar auf kleinen Screens. Jeder Screen dient genau einer Aufgabe.
Dashboard: Pensen und Fortschritt
Laufende Pensen und Lektionen als große Zahlen, ein Fortschrittsring (durchgeführt, geplant, noch zu planen) und Karten für aktuelle Pensen und nächste Lektionen. „Durchführen“ ist einen Klick entfernt.
Dasselbe Portal auf dem Handy
Auf dem Smartphone wird das Dashboard einspaltig: Anzahl der Pensen, Fortschritt und die Liste laufender Pensen mit Zeitplan und Fächer-Tags.
Abrechnung auf die Minute
Ein Pensum zeigt den Fortschritt und die effektive Zeit: geleistete gegenüber offenen Minuten. Dauert eine Lektion 50 statt 60 Minuten, fließen die übrigen 10 zurück ins Paket. Alle Angaben, von der Stufe bis zur Verfügbarkeit, stehen darunter.
Geplante Lektionen und Reservierungen
Die geplanten Lektionen eines Pensums mit Status, Uhrzeit und Datum. Durchführen, bearbeiten oder die nächste Lektion reservieren geht direkt aus der Liste.
Laufend, beendet, Bewerbungen
Alle Pensen einer Lehrperson in drei Tabs, jede Karte mit Ort, Stufe, Dauer, Anzahl Lektionen und Wochenplan.
Backoffice · Web
Verträge, Lohnzahlungen und Finanzen fürs Team
Anfragen, Lektionen und Finanzen, die früher in getrennten Tools lagen, laufen jetzt automatisch zusammen, ohne Kopieren und manuellen Abgleich.
Kundenverträge mit verknüpften Lehrerverträgen
Ein Register der Kundenverträge mit Status, Start- und Enddatum, den zugehörigen Lehrerverträgen und Kommentaren. Daneben: Lehrer, Bilanz, Erfolgsrechnung, Lohnzahlungen, Rechnungen, Zahlungseingänge und Paketanpassungen.
Ein Paket, mehrere Lehrpersonen
Das Vertrags-Dashboard zeigt vereinbarte, gehaltene und offene Lektionen, darunter jede Lehrperson im Paket und ihre Lohnzahlungen pro Periode, bezahlt oder offen. Hier wird die aufgeteilte Auszahlung sichtbar.
Tech-Stack
Aufgebaut auf dem, was das Team schon nutzte
WordPress + JetEngine
Portal und Backoffice mit eigenen Datenstrukturen.
SQL
Pakete, Minuten, Auszahlungen und Provision in einem Modell.
HubSpot + Airtable
Bestehendes CRM und Datenquellen integriert statt ersetzt.
Figma
Flows, Wireframes und UI für Desktop und Mobil.
Ergebnisse
Ein Marktplatz, der einer Logik folgt
Heute registriert sich ein Schüler, Lehrpersonen durchlaufen eine Moderation und sehen den Anfragen-Feed, eine Probelektion wird vereinbart, und passt es, kauft der Schüler ein Paket. Ab da übernimmt das System Zeit, Abrechnung und Auszahlungen.
- Über 7.000 Lehrpersonen und mehr als 4.000 Lektionen pro Monat, ohne dass das Team mitwachsen musste.
- Rund 30 % weniger manuelle Prozessarbeit.
- Auszahlungen und Provision der Plattform werden für jede Lektion automatisch berechnet.
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