Individuelles CRM-System

Standard-CRMs kennen Kontakte, Firmen und Deals. Viele Geschäfte laufen anders: Ein Makler arbeitet mit Objekten und Interessenten, ein Großhändler mit Rahmenverträgen und Abrufen, ein Bildungsanbieter mit Familien, Schülern und Kursen. Wenn solche Beziehungen in Freitextfelder und Tags gepresst werden, stimmen irgendwann die Auswertungen nicht mehr.

Wir beginnen deshalb mit den Objekten und ihren Beziehungen, nicht mit Bildschirmen. Erst wenn klar ist, was ein Vorgang bei Ihnen ist und welche Zustände er durchläuft, entstehen Pipeline, Masken und Berichte.

Ein CRM lebt davon, dass das Team es benutzt. Dafür muss die tägliche Arbeit schneller gehen als vorher: E-Mails und Anrufe hängen automatisch am richtigen Vorgang, Aufgaben entstehen aus Regeln, Angebote aus Vorlagen.

• Rollen und Sichtbarkeit: wer sieht welche Kunden, Regionen und Umsätze
• Automationen: Wiedervorlagen, Zuweisungen, Benachrichtigungen — oft über n8n
• Schnittstellen zu E-Mail, Telefonie, Buchhaltung und Website-Formularen
• Berichte, die auf Ihrem Datenmodell beruhen und nicht auf Exporten nach Excel

Die Übernahme der Altdaten ist der riskanteste Teil. Wir exportieren früh, bereinigen Dubletten und ordnen alte Felder dem neuen Modell zu. Dann folgt ein Probelauf mit echten Daten, den Ihr Team prüft, bevor umgestellt wird.

Während der Umstellung laufen beide Systeme kurz parallel. Der Stichtag liegt außerhalb von Monats- und Quartalsenden, damit niemand mitten im Abschluss das Werkzeug wechselt.

Die Rechnung hat zwei Seiten. Ein Standard-CRM kostet pro Nutzer und Monat, dauerhaft, und teurere Stufen schalten Funktionen frei. Eine Eigenentwicklung kostet einmal Entwicklung und danach Hosting und Pflege — unabhängig von der Nutzerzahl.

Bei kleinen Teams gewinnt fast immer das Standardprodukt. Die Eigenentwicklung wird interessant, wenn viele Nutzer zusammenkommen, wenn Sie für Funktionen zahlen, die niemand braucht, oder wenn Umgehungslösungen täglich Zeit kosten. Als technische Basis setzen wir auf Next.js und eine PostgreSQL-Datenbank; die Daten gehören vollständig Ihnen.