Buchungssystem

Ob ein Termin frei ist, hängt selten von einer einzigen Ressource ab. Eine Behandlung braucht einen Raum, eine Fachkraft und manchmal ein Gerät. Dazu kommen Pufferzeiten, Pausen, Öffnungszeiten, Feiertage und Vorlaufzeiten. Das System berechnet daraus die buchbaren Zeiten — und zeigt nur an, was wirklich möglich ist.

Doppelbuchungen verhindert nicht die Oberfläche, sondern die Datenbank: Eine Buchung wird nur gespeichert, wenn der Platz in genau diesem Moment noch frei ist. Während der Zahlung bleibt er für einige Minuten reserviert und wird danach automatisch wieder freigegeben.

Ausgefallene Termine kosten Umsatz. Dagegen helfen Erinnerungen, eine Anzahlung oder eine hinterlegte Zahlungsmethode. Welches Mittel passt, hängt von Ihrer Branche ab — eine Arztpraxis entscheidet anders als ein Veranstaltungsort.

Stornoregeln hinterlegen wir im System: bis wann kostenlos, ab wann anteilig, wann als Gutschein. Erstattungen laufen automatisch über den Zahlungsanbieter. Eine Warteliste füllt frei gewordene Plätze nach, ohne dass jemand telefonieren muss.

Mitarbeitende pflegen ihre Zeiten weiter im gewohnten Kalender; das Buchungssystem liest belegte Zeiten aus Google oder Microsoft und trägt neue Termine dort ein. Bei Online-Terminen und internationalen Kunden rechnet das System Zeitzonen und Sommerzeit korrekt um.

Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungen gehen per E-Mail, SMS oder WhatsApp raus. Diese Abläufe bauen wir mit n8n, damit Texte und Zeitpunkte später ohne Entwickler angepasst werden können.

Die Buchungsmaske ist der kleinste Teil. Der Aufwand wächst mit jeder Regel, die das System kennen muss.

• Zahl und Abhängigkeit der Ressourcen: Personen, Räume, Geräte, Standorte
• Buchungsarten: Einzeltermine, Serien, Gruppen mit Kapazität, mehrtägige Buchungen
• Preislogik: Staffeln, Gutscheine, Mitgliedschaften, saisonale Preise
• Anbindungen: Kalender, Zahlungsanbieter, CRM, Buchhaltung