Dokumentenautomatisierung

Am Anfang steht die Erfassung: ein digitales Formular auf dem Smartphone, ein hochgeladenes PDF oder ein Foto vom Lieferschein. Strukturierte Eingaben landen direkt in der Datenbank. Bei Scans und PDFs liest ein Sprachmodell die Felder aus und liefert sie in einem festen Schema zurück — Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen.

Danach folgt die Prüfung. Regeln fangen ab, was sich eindeutig prüfen lässt: Pflichtfelder, Summen, Dubletten, unbekannte Lieferanten. Alles, was die Regeln nicht eindeutig bestehen, geht in eine Prüfliste für einen Menschen. Erst dann leitet der Workflow den Vorgang weiter — zur Freigabe, ins ERP oder ins Archiv. Für diese Strecke setzen wir meist n8n ein, weil sich Abläufe dort später ohne Entwickler anpassen lassen.

Gut geeignet sind Vorgänge, die oft vorkommen und immer ähnlich aussehen: Eingangsrechnungen, Arbeitsnachweise, Prüfprotokolle, Anträge, Lieferscheine. Je höher das Volumen und je klarer die Regeln, desto schneller rechnet sich die Automatisierung.

Weniger geeignet sind Dokumente, bei denen jedes Exemplar anders ist und die Entscheidung Fachwissen verlangt — individuelle Verträge etwa. Dort kann ein Modell vorsortieren und zusammenfassen, aber nicht entscheiden. Wir sagen das im ersten Gespräch offen, bevor Budget in einen Prozess fließt, der sich nicht standardisieren lässt.

Der größte Hebel ist die Zahl der Dokumenttypen. Ein Typ mit einem Freigabeschritt ist ein überschaubares Projekt; zehn Typen mit unterschiedlichen Wegen sind zehn kleine Projekte. Deshalb beginnen wir mit dem Typ, der am meisten Zeit kostet.

• Qualität der Vorlagen: saubere PDFs sind einfach, handschriftliche Formulare brauchen mehr Prüfschritte
• Zielsysteme: ERP, DMS oder Buchhaltung mit API sind schnell angebunden, Systeme ohne Schnittstelle nicht
• Freigabelogik: Vertretungen, Betragsgrenzen und Vier-Augen-Prinzip
• Nachweispflichten: wer was wann geändert hat, und wie lange es aufbewahrt wird

Dokumente enthalten fast immer personenbezogene Daten. Wir legen deshalb früh fest, welche Felder ein Sprachmodell überhaupt sieht, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat. Für die Verarbeitung schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

Jeder Schritt wird protokolliert: Original, ausgelesene Werte, Korrekturen und Freigaben bleiben zusammen abrufbar. Das ist nicht nur für Audits nützlich — es zeigt auch, an welcher Stelle der Prozess noch hakt. Mehr zum Vorgehen steht auf der Seite zur KI-Automatisierung.