Rechnungs- & Buchhaltungssoftware

Belege kommen per Upload, E-Mail-Postfach oder Schnittstelle ins System. Ausgelesene Werte werden gegen Bestellungen, Verträge oder Stundennachweise geprüft; Abweichungen landen in einer Klärungsliste. Ausgangsrechnungen entstehen aus den Daten, die ohnehin vorliegen — Leistungen, Preise, Zahlungsziele — und werden nicht noch einmal getippt.

Am Ende steht ein Export für die Steuerberatung oder das Buchhaltungssystem, zum Beispiel im DATEV-Format. Zahlungseingänge lassen sich über die Bankschnittstelle zuordnen, sodass offene Posten ohne manuelles Abhaken aktuell bleiben.

Drei Themen gehören von Beginn an in die Planung. Erstens die E-Rechnung: Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr strukturierte Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand greift schrittweise. Das System sollte XRechnung und ZUGFeRD deshalb lesen und erzeugen.

Zweitens die GoBD: Rechnungen dürfen nach dem Versand nicht mehr veränderbar sein, Korrekturen laufen über Storno und Neuausstellung, und jede Änderung an Stammdaten wird protokolliert. Drittens die Aufbewahrung über die gesetzlichen Fristen. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung — wir setzen deren Vorgaben technisch um.

Standardprodukte sind für Standardabläufe die bessere Wahl. Eine eigene Lösung rechnet sich, wenn die Abrechnung aus Ihrem Kerngeschäft entsteht und dort besondere Regeln gelten: nutzungsabhängige Preise, Provisionen, Abrechnung nach Projektstand, Sammelrechnungen über mehrere Gesellschaften.

Oft ist die beste Lösung eine Mischung: Die Buchhaltung bleibt im bewährten Produkt, und davor entsteht eine schlanke Anwendung, die Ihre Sonderlogik abbildet und saubere Daten übergibt. Den Zuschnitt klären wir in einer kurzen Geschäftsanalyse.

Die Oberfläche ist schnell gebaut. Der Aufwand liegt in den Regeln und in den Sonderfällen, die erst beim Durchspielen echter Monatsabschlüsse sichtbar werden.

• Preis- und Steuerlogik: Staffeln, Rabatte, Reverse Charge, mehrere Währungen
• Zahl der angebundenen Systeme: Bank, DATEV, Shop, Zeiterfassung, CRM
• Rollen und Freigaben: wer darf Rechnungen stellen, stornieren, freigeben
• Altdaten: offene Posten und Kundenstammdaten sauber übernehmen